Ob ein Kunde barrierefreie PDFs von dir verlangt, ob deine eigene Organisation sie braucht oder du sie für ein Kundenprojekt erstellst – die Anforderung begegnet dir immer öfter. Und ein schön gestaltetes PDF ist noch lange nicht barrierefrei; der Export allein macht es auch nicht zugänglich. Die gute Nachricht: Die wichtigsten Weichen stellst du schon beim Aufbau deines Dokuments. Hier sind die sieben Punkte, auf die es von Anfang an ankommt. Kein Hexenwerk, aber eben auch nicht mit einem Klick erledigt.
1. Arbeite mit echten Absatzformaten
Überschriften, Fließtext und Listen definierst du über Absatzformate – nicht, indem du Text von Hand größer oder fett machst. Nur so entsteht eine Struktur, die ein Screenreader später versteht. Und achte auf eine logische Überschriften-Hierarchie: H1, H2, H3 in sinnvoller Reihenfolge, ohne Ebenen zu überspringen. Diese Hierarchie ist das Inhaltsverzeichnis für alle, die dein Dokument nicht sehen.
Das Schöne daran: Absatzformate zahlen sich nicht nur für die Barrierefreiheit aus. Du nutzt sie ohnehin bei jedem Kundenprojekt – das CI gibt Farben, Schriften und Größen vor, und statt sie jedes Mal von Hand neu einzustellen, legst du sie einmal als Format an und wendest sie überall an. Sauberer, schneller, konsistenter – und eben barrierefrei obendrein.
2. Vergib Alternativtexte – und markiere Deko als Artefakt
Jedes Bild, das Information trägt, braucht einen aussagekräftigen Alternativtext. Rein dekorative Bilder markierst du dagegen als Artefakt – in InDesign heißt das „außertextliches Element“ –, damit sie beim Vorlesen übersprungen werden. Die Kunst liegt im Unterschied: Was muss beschrieben werden, was ist nur Schmuck?
3. Achte auf Kontraste – und verlass dich nie allein auf Farbe
Text und Bedienelemente müssen genug Kontrast zum Hintergrund haben, sonst sind sie für viele nicht lesbar. Und eine Information darf nie nur über Farbe transportiert werden. Das klassische Beispiel: ein grüner „Bestätigen“- und ein roter „Abbrechen“-Button, die sich ausschließlich durch die Farbe unterscheiden. Wer eine Rot-Grün-Sehschwäche hat – und das sind gar nicht so wenige –, kann sie nicht auseinanderhalten. Die Lösung ist einfach: zusätzlich ein Wort oder ein Symbol, das die Bedeutung trägt.
4. Schreibe aussagekräftige Linktexte
„Hier klicken“ oder eine nackte URL sagen niemandem, wohin die Reise geht. Der Linktext soll aus sich heraus verständlich sein – und Hyperlinks gehören auch technisch korrekt verknüpft, nicht nur blau eingefärbt.
5. Leg die Lesereihenfolge fest
Das ist der Klassiker, der am häufigsten schiefgeht. Was für dich auf der Seite in der richtigen Reihenfolge steht, kann für einen Screenreader völlig durcheinander sein – je nachdem, wie die Elemente angelegt sind. Über die Artikelbereiche in InDesign legst du fest, in welcher Reihenfolge alles vorgelesen wird. Auch das Verketten von Textrahmen und das Verankern von Bildern im Textfluss hilft dabei, die Reihenfolge sauber zu bestimmen. Nimmst du dir dafür kurz Zeit, kommt deine ganze Vorarbeit auch wirklich bei allen an.
6. Exportiere richtig
Beim Export wählst du „Adobe PDF (interaktiv)“, aktivierst „Getaggtes PDF“ und trägst Dokumenttitel und Dokumentsprache ein. Klingt nach Kleinkram, entscheidet aber darüber, ob deine ganze Vorarbeit im fertigen PDF überhaupt ankommt.
7. Prüfe – und arbeite nach
Nach dem Export ist noch nicht Schluss. Im Acrobat setzt du die PDF/UA-Konformität, kontrollierst Titel und Sprache und arbeitest nach, wo es nötig ist. Und dann prüfst du: Ein sauber aussehender Export ist noch kein Beweis. Mit dem kostenlosen PAC (PDF Accessibility Checker) siehst du, ob dein PDF wirklich PDF/UA- und WCAG-konform ist. Dieser letzte Schritt wird oft ausgelassen – dabei ist er der wichtigste.
Das ist der Anfang – nicht das Ende
Diese sieben Punkte bringen dich zuverlässig auf den richtigen Weg. Aber sie sind erst der Anfang: Von der ersten Gestaltungsentscheidung bis zur Prüfung in Acrobat gibt es einige Dinge zu beachten – und gerade im Projektstress ist eine Kleinigkeit schnell übersehen. Genau die kann dein PDF am Ende durch die Prüfung fallen lassen.
Damit dir das nicht passiert, habe ich meine komplette Übersicht zusammengestellt: alle Prüfpunkte auf einen Blick, von der Gestaltung bis zur Prüfung. Du gehst sie vor jeder Abgabe einmal durch und weißt sicher, dass du nichts vergessen hast – dein Spickzettel für jedes barrierefreie Dokument. Kostenlos, sobald du dich in meinen Newsletter einträgst.
Hier kannst du diese Übersicht für barrierefreie Dokumente aus InDesign herunterladen
Dein Workflow: barrierefreie Dokumente aus InDesign
Genau zu diesem Thema biete ich auch einen Kurs mit persönlichen Coachingterminen an. Darin begleite ich dich bei deinem ersten eigenen barrierefreien Dokument, Schritt für Schritt, bis zur finalen Prüfung. Du hast am Ende also nicht nur ein erstes barrierefreies Dokument, sondern auch deinen eigenen Workflow mit dem du jedes weitere Dokument barrierefrei erstellst. Und ich bin die ganze Zeit an deiner Seite – nur eine E-Mail entfernt. Hier findest du mehr Informationen zu: Dein Workflow: barrierefreie Dokumente aus InDesign
